外观
公式、引用与查找
先用一个小样本手算，再写公式。复制公式和新增行之后重新检查范围，是比记住更多函数更有价值的习惯。
引用的三种方式
| 引用 | 复制时如何变化 | 例子 |
|---|---|---|
| 相对引用 | 行列随位置移动 | =C2-B2 |
| 绝对引用 | 行列固定 | =C2*$H$1 |
| 混合引用 | 固定行或列之一 | $B2、B$2 |
复制公式后选中首行、末行和一个中间行，检查引用是否指向预期单元格。
预算练习的字段与公式
导入预算素材后，A 列为项目、B 列为分类、C 列为预算、D 列为实际、E 列为差额（实际减预算）。第 2–5 行是四条虚构数据。
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=D2-C2
=SUM(C2:C5)
=SUM(D2:D5)
=SUMIFS(D2:D5,B2:B5,"差旅")差额大于 0 表示超出预算，小于 0 表示低于预算。SUMIFS 先写求和区域，再写成对的条件区域与条件，区域维度应一致。参数详见微软 SUMIFS 说明。
查找与错误
LOOKUP、VLOOKUP 和 XLOOKUP 是三个不同的函数，都用于根据一个值查出对应的数据，例如按员工编号查部门。先学 VLOOKUP 的精确匹配，再比较 XLOOKUP 的写法；遇到 LOOKUP 时，要注意它的排序和近似匹配规则。
| 函数 | 查找方式 | 使用时注意 |
|---|---|---|
| VLOOKUP | 在区域第一列查找，返回右侧指定列的数据 | 用 FALSE 明确要求精确匹配；返回列号从查找区域的第一列算起 |
| XLOOKUP | 分别指定查找区域和返回区域，返回区域可以在左侧或右侧 | 默认精确匹配，可直接设置“未找到”提示；需要确认版本支持 |
| LOOKUP | 在一行或一列中查找，返回对应位置的数据 | 标准用法要求查找数据升序排列；找不到精确项时会取不大于查找值的最大项 |
先学 VLOOKUP：按编号查部门
在 H1:I4 输入下面这份虚构的员工资料，H 列为编号、I 列为部门。在 A2 输入要查找的编号，例如 E002。
| H 列：编号 | I 列：部门 |
|---|---|
| E001 | 研发 |
| E002 | 财务 |
| E003 | 销售 |
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=VLOOKUP(A2,$H$2:$I$4,2,FALSE)这个公式在区域的第一列 H 列查找 A2，再返回区域的第 2 列 I 列，因此结果是“财务”。2 是相对于 H:I 的列号，不是工作表的列号；FALSE 表示精确匹配，不要求编号排序。固定资料区域后，向下复制公式时只有 A2 会跟随行号变化。
省略最后一个参数时，VLOOKUP 默认使用近似匹配，可能返回不符合编号的结果。查员工、商品或订单编号时，应明确写 FALSE；编号不存在时会返回 #N/A。参数与示例见微软 VLOOKUP 说明。
再学 XLOOKUP：同一任务的另一种写法
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=XLOOKUP(A2,$H$2:$H$4,$I$2:$I$4,"未找到")这里直接指定“在 H 列查编号，从 I 列取部门”，不用再数返回列是第几列。A2 为 E002 时同样返回“财务”；编号不存在时显示“未找到”。XLOOKUP 默认精确匹配，返回区域也可以位于查找区域的左侧。
Microsoft 365、Excel 2021 和 Excel 2024 支持 XLOOKUP，Excel 2016、2019 不支持。需要让这些旧版用户继续编辑和计算时，保留 VLOOKUP 等兼容公式。版本限制见微软 XLOOKUP 说明和本项目版本说明。
LOOKUP：适用于已排序的档位表
LOOKUP 的标准用法要求查找数据按升序排列；没有精确匹配时，会取小于或等于查找值的最大项。因此它适合按分数下限查等级等近似匹配任务。编号查找需要明确区分“存在”和“不存在”，应使用前面的精确匹配写法。规则见微软 LOOKUP 说明。
先查原因，再处理错误
先确认查找键是否唯一。重复编号可能只返回其中一条记录；多个匹配值需要汇总时，不能用单条查找结果替代 SUMIFS 等条件求和。
处理错误前先识别原因：缺失键、文字数字混用、额外空格、重复键或范围错误。XLOOKUP 的“未找到”参数只说明缺失匹配项，不能解决所有公式错误。不要用统一的 0 覆盖所有错误。
复核方法
任选一个分类，用筛选后的明细手动核对合计。修改一笔费用并新增一行，检查总额、条件汇总和图表是否跟随变化。